行政辦公

發布時間:2012-02-25

      行政辦公管理是現在成功企業有效運作的有力保障,其內容就是對辦公室所構成的如車輛、辦公用品、機器設備、會議室和各種流程審批等日常辦公事務進行計劃、組織、指揮和控製的活動,其目的在於實現包括製定計劃、合理分配、組織實施、指揮協調、監督控製諸環節在內的整個過程的總體目標優化。做好行政辦公管理工作,能夠有效地提高辦公室運作效率,最大限度地發揮行政辦公的作用實現辦公室自動化的工作目的。

      行政辦公解決方案主要從行政行為的角度出發,對行政權力進行綜合的管理,通過工作流程管理機製規範行政行為,通過車輛管理、物品管理、設備管理、會議管理等來統一管理和合理分配辦公室所管理的各種事務,實現客戶價值的最大化。

      1.  流程審批

      流程審批是製度化剛性流程的具體應用。企業在經營和成長過程中,逐步會沉澱下很多規章製度,其中包括各種紙質表單、流程規範、數據規範、崗位說明、權限等,製度的形成、推廣和優化過程,也是規範員工行為的過程,是實現內部協作分工的過程、是規範崗位操作、從人治向法製逐步進步的過程。但是逐步累積起來的製度和規範汗牛充棟,員工根本沒有辦法完全學習和掌握;規章製度的優化和調整後,很難實時的將最新版本傳達到每位員工,因此製度的形成、推廣和優化過程難度很高,使得製度不能有效落地,大部分員工對製度的掌握僅限於考勤、例會等頻繁使用的製度。

      通過IwoakOA軟件的實施和應用,可以幫助企業規章製度和管理規範有效落地。行政管理中涉及到的流程審批應用,如考勤異常流程、費用報銷流程、出差申請流程、合同審批流程、會議的發起及會議室的預定、信息發布審批流程、車輛申請流程、帖子發布審批流程等,通過電子化的工作流程簡化了之前流程人工複雜的審批過程,隻需要發起相應的流程、根據表單填寫好內容就可以按照設計好的流程圖進行一步步向下流轉直到流程審批結束,大大的提高了行政辦公的效率。

      流程審批在易用性方麵,通過個性化授權,可以將常用的流程推送的個人門戶,方便調用;通過製度、表單和流程的集成,可以使得員工通過流程免除學習和培訓,輕鬆掌握和運用企業的製度;

      在用戶體驗方麵,提供了從設計、應用、維護到門戶展現全程的圖形化自定義,通過自定義規範、自定義表單、自定義流程、實現企業流程地圖的輕鬆設計;

      在工作流的適用性上,不但可以做到表單樣式的靈活設計,還可以在表單中實現字段計算、合計、二維表等特殊應用;不但支持流程的剛性規範,還可以支持流程根據職務、天數、金額、字段等各種條件進行流程走向判斷;不但支持表單流程的集成,還支持同一流程在不同節點展現不同的表單,支持子流程觸發技術。

      在關聯技術方麵,打通了門戶、項目、知識、子流程、綜合辦公、郵件、短信、消息等,實現了信息聯動和全麵提醒。

      在流程管理方麵,該模塊對企業的流程管理遵循PDCA管理法則,從發起流程到待辦流程、在辦監控、流程記錄、辦結查閱、和效率分析進行閉環管理。並對所有的流程可以進行信息追蹤。

      在數據安全方麵,該係統工作流技術采用了數據權限技術,不但可以對流程的查看和使用權限進行控製,而且可以對表單、甚至字段級的數據權限進行增刪改查的授權控製。並且可以本係統的數據庫或者其他係統的數據庫進行數據抓取,實現和其他係統的信息互通。

      2.  車輛管理

      辦公室及下屬擁有一定數量的車輛,車輛的管理成為日常事物中的一項重要工作。本係統要實現集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事故、違章等一係列信息,有效跟蹤管理每台汽車的使用狀況,提高工作效率,使企業車輛管理更加科學、更加規範。

      3.  物品管理

      物品管理主要對各企業內部的辦公用品進行采購、領用管理,對分支機構及部門內部辦公用品的費用分攤以及分支機構、部門內部領用的數量進行統計。方便辦公對各種物品的采購入庫、領用登記,歸還登記的統一管理,提高管理的效率。

      4.  設備管理

      辦公設備管理是對企業的辦公設備信息進行登記、申請和審核。辦公設備管理功能模塊包括:設備登記、設備申請、設備審批、借出/歸還及設備統計。

      5.  會議管理

      辦公室基礎管理工作中,最常用的管理手段就是會議,通過會議完成政策的上傳下達、工作布置、統一思想、群策群力等任務,但是會議組織、會議過程、會議執行等不同的階段往往存在種種原因,導致會議衝突、會而不議、議而不決、決而不行,從而嚴重影響了會議的效率和效能。因此通過會議管理子係統的應用,可以有效的提高會議室管理、會議服務管理、會議組織管理、會議議程管理、會議決議管理的效率。


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